Cara Membantu Bossmu Untuk Sukses

Dalam dunia karir, salah satu kunci kesuksesanmu adalah membantu bosmu sukses. Sedikit terdengar klise dan membosankan memang. Tapi percayalah bahwa hal tersebut merupakan hubungan simbiosis mutualisme yang lumrah dalam dunia kerja. 

Tidak bisa dipungkiri bahwa sumber daya yang tersedia di perusahaan seperti uang dan tenaga kerja berdasarkan kinerja diperuntukkan terutama untuk para pimpinan, kemudian tim dan barulah kamu sebagai karyawan. Dari hal tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa kamu perlu mengoptimalkan efektivitas kinerjamu agar bosmu juga bisa menekan beban kerjanya untuk perusahaan.

Dengan itulah kamu bisa membantu bosmu meraih kesuksesan dan bukan tidak mungkin kamu sebentar lagi juga akan merasakan hal yang serupa. Ikuti langkah-langkah dibawah ini untuk meraih hal tersebut.

communication: pixabay

Metode pertama: Komunikasi


Jika bosmu adalah orang yang baru saja mendapat promosi, tantangan dan beban kerja utama yang ia hadapi adalah komunikasi. Berbeda dengan sebelumnya ia tidak hanya berinteraksi dengan rekan dan tim, namun juga harus menghadapi orang diluar perusahaan seperti klien atau pemasok. 

Belum lagi ia harus menyediakan fasilitas pendukung perusahaan serta bersaing dengan bos-bos di perusahaan lain. Tugasmu sekarang adalah mengurangi beban komunikasinya dan membuat kinerjanya lebih efektif dan efisien.

1. Minimalkan interupsi

Waktu adalah sumber daya yang paling terbatas bagi seorang bos. Interupsi tidak hanya menyita waktu namun bisa membuat orang-orang kehilangan jalur berpikirnya yang tentunya akan memakan waktu untuk kembali seperti semula. 
Jika tidak benar-benar penting jangan ajukan interupsi.

2. Pelajari cara yang tepat untuk ‘mengganggu’ rutinitasnya

Setiap orang memiliki preferensi yang berbeda mengenai media apa yang mereka sukai untuk bekerja dan kapan waktu yang memungkinkannya untuk diganggu. 

Sangat penting untuk memahami preferensi yang dimiliki bosmu agar kamu tahu cara yang tepat untuk menginterupsi rutinitasnya.


3. Cara berkomunikasi dalam keadaan darurat

Jika suatu saat terjadi krisis yang mempengaruhi kinerja perusahaan dan tentunya membutuhkan respon cepat dari seorang atasan, bagaimana caramu memberitahu atasanmu? Apakah kamu akan menelpon nya jam dua pagi dan memberitahunya perihal kondisi tersebut, atau mengiriminya email yang menceritakan kejadian secara detail.


4. Beri informasi yang tepat

Mengetahui informasi tepat yang membantu mereka membuat keputusan terbaik. Sekali lagi, masing-masing bos memiliki preferensi yang berbeda dalam berapa banyak informasi yang mereka butuhkan, jenis informasi, apa, kapan, dan lain-lain. Berikut adalah beberapa alternatif jenis informasi.
  • Informasi yang hanya menyajikan masalah. Seorang atasan akan segera menyelesaikannya. Umumnya, seorang atasan tidak ingin hanya mendengar masalah tanpa penawaran solusi.
  • Menyajikan masalah dan hanya ada satu solusi yang kamu tawarkan. Beberapa bos mungkin mempercayai penilaianmu dan menjalankan rekomendasimu. Sementara ada beberapa bos yang juga ingin melihat alternatife solusi lain beserta pro dan kontra yang mengikutinya.
  • Menyajikan masalah dan beberapa solusi alternatif, bersama dengan rekomendasi. Mungkin bagi beberapa bos, solusi alternative hanya buang-buang tenaga dan waktu. Sementara ada juga bos yang senang mendengar banyak saran dan alternative penyelesaian masalah.

5. Beri data yang tepat

Sediakan data dalam porsi dan format yang tepat. Kamu bisa hanya menyajikan ringkasan data atau mempresentasikan keseluruhan data yang disajikan. Format penyajian data juga ada berbagai macam, diagram lingkaran, batang dengan tren dan lain-lain.
Beberapa orang juga suka melihat tabel-tabel dan angka-angka.

6. Selalu bawa buku catatan ketika rapat. 

Bagi beberapa bos, datang rapat tanpa mencatat dianggap sebagai penghinaan. Sebaik apapun kamu memperhatikan segala hal dalam rapat dan setajam apapun memorimu untuk mengingatnya, kamu tetap dianggap tidak menghargai atasan jika tidak melakukan pencatatan terhadap hasil rapat.


7. Catat perintah dari bos

Catat dengan akurat apapun yang atasanmu minta kamu lakukan. Atasanmu mungkin lupa tapi kamu tidak boleh melupakannya. Pastikan kamu paham dengan pasti alasan dan apa yang bisa diharapkan dari sebuah tugas yang diembankankan padamu.


8. Catat dengan akurat apa yang kamu minta pada bos 

Hal ini sama pentingnya dengan poin pertama. Segala keputusan yang menyangkut penyelesaian suatu masalah maupun pengembangan sepenuhnya ada di tangan atasan, Jadi saran dan masukan apapun dari karyawan tidak akan ada artinya tanpa tindak lanjut dari bos.

Tetapkan batas waktu yang konkret dari permintaan yang kamu ajukan kepada bosmu. Tanpa batasan waktu yang jelas, saranmu hanya akan kadaluarsa.


Metode kedua: Organisasi dan Manajemen Proyek
organization: pixabay
1. Ketahui dengan pasti struktur organisasi perusahaan

Kenali dimana posisimu apa tujuan dan tanggung jawab posisi tersebut. Jangan hanya menganggukkan kepala dan menuruti perintah atasan. Jika setiap bagian memiliki SOP, pastikan kamu juga mengetahui SOP tersebut.


2. Pahami metode pengelolaanya

Memahami keseimbangan dan metode pengelolaan sumber daya yang dilakukan atasan. Tidak pernah ada cukup staf, waktu, uang, teknologi untuk beban kerja perusahaan. Pahami cara-cara yang dilakukan atasanmu dalam mengolaborasikan semuanya untuk menjalankan perusahaan.


3. Kerjasama dengan tim lain

Berkolaborasi dengan anggota tim lain untuk menyelesaikan. Jangan berharap pada atasan untuk sama-sama efektif dalam semua proses dan tahapan proyek. Perkuat kerjasama antar anggota tim. Buat rencana kerja dan kemungkinan untuk saling mengisi.


4. Belajar dari pengalaman

Pastikan tim belajar dari pengalaman-pengalaman sebelumnya. Setelah selesai setiap proyek memiliki sebuah wawancara  dari apa yang benar dan apa yang bisa diperbaiki. Hal ini biasanya akan menjadi tanggung jawab dari manajer untuk mengatur hal ini, tapi tim sangat mampu melakukan hal ini sendiri.

Biasanya setelah sebuah proyek selesai akan diadakan rapat evaluasi. Evaluasi mengukur sejauh mana tingkat keberhasilan pekerjaan dan kendala-kendala yang dihadapi. Pastikan seluruh tim mengetahui dengan baik dan bertanggung jawab terhadap bagiannya masing-masing. 
Forum ini juga baik sebagai ajang pembelajaran untuk menjadi lebih baik di masa depan.

Metode ketiga: Teamwork
team work: pixabay
Berbeda dengan sekolah, dunia kerja memperhitungkan reputasi tim dan bukan individu. Segala tindakan yang kamu dan rekan-rekan karyawanmu ambil merefleksikan tim dan atasanmu, begitu juga sebaliknya. 


1. Bagi tugas

Membagi tugas antar anggota tim secara efektif dan efisien. Bersiaplah untuk pertukaran posisi yang akan kamu hadapi. Orang lain mungkin bisa melakukan pekerjaannya dengan lebih baik ketika berada di posisimu dan sebaliknya.

Demi alasan pekerjaan ada baiknya untuk saling mengesampingkan ego individu. Klienmu tidak akan peduli siapapun yang melakukannya yang penting proyeknya beres.


2. Persiapkan anggota baru tim mu yang berasal dari tim lain

Jangan biarkan ia bekerja seenaknya atau banyak bertanya. Kamu perlu menjelaskan detil pekerjaan yang tim mu lakukan dan tujuannya. Pastikan ia mengerti dan bisa mengikuti pola kerja tim dengan baik.


3. Saling memberi kritik

Dapatkan feedback produktif dari sesama anggota tim. Berbagi antar anggota sangat penting bagi kemajuan tim di masa depan. Jangan batasi kritik antar anggota juga jangan segan untuk saling melontarkan pujian.

Kalian mungkin juga akan mendapat feedback dari atasan, namun tidak ada salahnya bila dalam tubuh tim juga terjadi saling evaluasi.


Metode keempat: Administrasi

Manajer tingkat pertama kamu memiliki salah satu pekerjaan paling sulit dalam perusahaan. Mereka mungkin dipromosikan karena mereka lebih unggul di tingkatmu, dan sekarang mereka diharapkan untuk melakukannya tanpa pelatihan apapun.

Selain itu, mereka cenderung diharapkan untuk melakukan pekerjaan lama mereka ditambah tanggung jawab manajemen. Untuk membuat keadaan lebih sulit, mereka jarang memiliki kekuatan nyata, tapi diberi anggaran, headcount, dan beban tanggung jawab.

Bagian dari tantanganmu adalah untuk memungkinkan atasan untuk menjadi efektif dan menggunakan waktu mereka secara efisien.

Manajer tingkat pertama memiliki salah satu pekerjaan paling sulit dalam perusahaan. Promosi yang mereka dapatkan mungkin karena mereka yang paling unggul diantara kalian. Kini mereka dihadapkan pada setumpuk pekerjaan baru tanpa pelatihan apapun. 

Yang membuat keadaan jadi lebih sulit ialah seorang manajer juga harus mengelola anggaran, dan segala bentuk administrasi. Tak jarang kebanyakan dari mereka tidak memiliki keahlian yang cukup di bidang tersebut.


1. Lakukan tugas-tugas administratif yang penting di tempat kerja

Selesaikan laporan mingguan dan bulanan yang diperlukan tepat waktu. Tiap kali kamu menunda pekerjaan ini, hal tersebut hanya akan menambah beban dari atasanmu. Kesuksesan akan makin menjauh darinya.


2. Ambil tanggung jawab untuk meningkatkan karirmu sendiri 

Buat rencana-rencana pelatihanmu sendiri untuk meningkatkan kualitas. Jalani hal-hal yang mungkin akan meningkatkan prestasimu setiap bulannya hingga kamu akan siap untuk evaluasi akhir tahun.


3. Mengikuti pelatihan atau pembinaan

Jika kamu bisa memperoleh banyak manfaat dari mengikuti pembinaan pembinaan pelatihan, mintalah kepada atasanmu. Tugas mengikuti pelatihan mungkin akan sedikit dikesampingkan untuk menghemat waktu.

Cobalah ajukan permintaan langsung untuk pelatihan pada bidang tertentu yang relevan bagi kemajuan perusahaan.


4. Buat profil tentang atasanmu

Profil tersebut berisikan, daftar tujuan, kendala, harapan, preferensi, apa yang disukai dan tidak disukai, kekuatan dan kelemahannya. Profil tersebut bisa kamu manfaatkan untuk mengambil tindakan yang berhubungan langsung dengan atasan. Juga membantumu menentukan sikap seperti apa yang harus kamu ambil.

 Oleh: Satrio Rizki Dharma

Advertisement



    Komentar


About Us | Contact | Kebijakan Privasi
©2014 Nilni