Cara Memberi Kabar Buruk dengan Baik

Di dunia kerja professional yang mungkin kelak akan dihadapi, kamu perlu menyampaikan segala hal dengan tepat pada rekan-rekanmu. Termasuk di dalamnya adalah kabar buruk. Ada teknik tertentu untuk menyampaikan kabar buruk agar tidak berimbas pada sesuatu yang negatif.

Beberapa teknik perlu pendekatan khusus yang tergantung pada sifat berita, di mana berita tersebut akan disampaikan, daya tarik dan bagaimana berita itu akan di gunakan kedepannya. Berikut adalah panduan untukmu ketika ingin menyampaikan kabar buruk dengan tepat agar hasilnya mendekati atau sesuai dengan yang kamu harapkan.

Metode ini memperlihatkan bahwa ada cara umum yang berdiri diatas cara lainnya yang lebih filosofis. Ada baiknya kamu mengenal dan menguasai yang pertama karena itu merupakan teknik yang umum. Untuk teknik yang cenderung filosofis, hal-hal tersebut akan menghasilkan karakter tertentu dari berita yang akan kamu sampaikan.

Tentu saja yang kedua terdengar lebih baik. Tapi bukan berarti kamu bisa mengabaikan cara yang lebih umum tadi. Keduanya memiliki tempat masing-masing. Kamu akan menyadari harus menggunakan metode yang mana, sebaiknya sesuaikan dengan kondisi yang sedang dihadapi.

Metode pertama: Teknik ‘Memutar’

Kamu mungkin sering mendengar cara penyampaian ini di dunia politik atau perusahaan-perusahaan penyiaran kepada publik. Menggunakan cara ini artinya, memakai cara penyampaian yang positif tidak peduli seburuk apapun suatu kabar. Untuk melakukannya pelajari langkah-langkah berikut:


1. Kenali subyek dengan baik

Bayangkan akan membuat sebuah kabar buruk kemudian dibuat seolah-olah terdengar baik. Agar lebih efektif kamu perlu mengetahui fakta dan isu-isu yang dekat dengan situasi lainnya. 

Misalnya akan mengabarkan berita buruk tentang kerusakan hutan akibat penebangan kayu besar-besaran, kamu harus menguasai isu lain yang terkait misalnya habitat fauna.


2. Gunakan referensi statistik
statistic: pixabay
Angka-angka statistik akan banyak membantu untuk menaikkan bobot dari kabar yang akan disampaikan. Kamu bukannya lantas memanipulasi angka-angka yang tersaji. Kamu hanya perlu memolesnya sebagai penguat cara penyampaianmu yang positif


3. Tunjukan penampilan intelektualmu

Kamu tidak perlu menjadi profesor sungguhan untuk hal ini. Yang penting pendengarmu percaya bahwa kamu kompeten dan menguasi bidang ini dan hal-hal terkait lainnya. Gunakan referensi yang jelas untuk menambah kekuatannya.
Yakinkan mereka bahwa kamulah ahlinya.

4. Optimis 

Usahakan untuk tampak optimis dan meyakinkan. Ingat optimis bukan besar mulut. Kamu sedang akan menyampaikan berita buruk bukannya berjualan obat di pasar kaget.


5. Siap untuk dampak selanjutnya

Setiap kabar yang disampaikan akan memiliki dampak, apalagi berita buruk. Kamu harus bersiap menghadapi hal ini. Biasanya kabar buruk akan diikuti dengan reaksi spontan.

Diperlukan kalimat serta intonasi yang meyakinkan untuk meredam reaksi ini. Jika reaksi spontan berhasil diredam ada kemungkinan kamu bisa memikirkan pendekatan lain untuk reaksi yang lebih terstruktur dan logis.


Metode kedua: Bandingkan dan Minimize
job: pixabay
Mungkin kamu sering melakukannya ketika berbuat salah. Membandingkan kabar satu dengan kabar yang baik agar seolah-olah kabar yang kita beritahukan agak lebih baik meski kenyataanya tetap saja buruk. 
Misalnya “ini bisa saja lebih buruk. Ingat bagaimana kejadian yang lebih buruk menimpa kita 2 tahun lalu. Nah, meski kita mengalami hal buruk ini, dibandingkan peristiwa saat itu hal ini masih jauh lebih baik. Kita melakukan semuanya dengan terukur.” 
Jenis penyampaian ini sering digunakan untuk menyembunyikan kesalahan. Kadang sisi positifnya kita bisa sama-sama mengakui dan belajar dari kesalahan. Namun terkadang sifat kekanak-kanakan kita muncul dan malah menjelek-jelekkan situasi atau kesalahan orang lain. Lakukan cara ini dengan baik.


1. Mengidentifikasi referensi umum

Cari referensi peristiwa-peristiwa serupa yang memiliki hasil atau dampak kurang menguntungkan dibandingkan kabar yang akan disampaikan. Kamu akan menggunakannya sebagai perbandingan. 

Lebih banyak peristiwa akan lebih baik, namun jangan gunakan semuanya karena orang akan mengira kamu coba berkelit. Sampaikan perlahan-lahan sesuai apa yang pendengar inginkan untuk di dengar. 
Semakin buruk hal lain, semakin baik perbandingan akan tercipta.

2. Catat setiap hal baik yang dilakukan 

Bukannya ingin mengabaikan berita buruk, tapi tunjukkan bahwa kamu ingin berfokus pada usaha-usaha daripada hasil. Ingat baik-baik usaha apa yang sudah dilakukan untuk mencapai sesuatu meski hasilnya buruk. 
Jangan sampaikan apa yang tidak pernah kamu lakukan.

3. Fokus pada masa depan

Pastinya kamu sudah kenal baik dengan ungkapan kegagalan adalah sukses yang tertunda. Atau lebih umum lagi “ada pelangi setelah badai reda”. Kebanyakan orang meredakan reaksi negatif terhadap kegagalan dengan menganggapnya sebagai upaya untuk meningkatkan segala usaha.

Hal itu juga bisa kamu terapkan dalam menyampaikan kabar buruk. Yakinkan bahwa kegagalan hari ini adalah hambatan kecil menuju kemajuan di masa depan.


Metode ketiga: Metode sandwich yaitu kabar baik - kabar buruk - kabar baik

Kadang kamu akan menemukan bahwa penyampaian kabar buruk dengan cara-cara licin tidak selamanya bisa diterima. Hal ini terutama berlaku untuk beberapa lingkungan yang menerapkan standar dan akuntabilitas tinggi.

Metode sandwich akan membantumu ketika berada di lingkungan semacam ini. Metode ini memberi cara penyampaian kabar buruk dimulai dengan kabar baik dan diakhiri juga dengan catatan positif. 

"Rekan-rekan sekalian, dengan senang hati saya melaporkan bahwa prosedur pengujian baru kami telah meningkatkan deteksi kegagalan kita sebesar 97% selama tiga bulan terakhir. Sayangnya kami baru saja mengalami kendala yang mengakibatkan hilangnya sebuah spare part mesin yang cukup mahal. Tetapi pada catatan yang lebih positif, spare part tersebut dijadwalkan untuk penggantian selama tahun fiskal berikutnya dan kejadian ini tidak menghambat kami untuk terus meningkatkan produktifitas. "


1. Mengidentifikasi kabar baik 
concept: pixabay
Temukan hal-hal baik terkait yang akan mengangkat mood dari berita buruk yang akan disampaikan. Sangat penting untuk menyajikan kabar baik terlebih dahulu. 

Menyajikan kabar buruk di awal hanya akan membuat orang lain fokus pada kabar buruk dan bahkan tidak akan menggubris hal-hal baik dibelakangnya. Tawarkan sesuatu yang menarik pada mereka sehingga mereka ingin mendengar lebih banyak lagi darimu.



2. Menyajikan fakta-fakta


Setelah mengatakan kabar baik, kamu harus tetap mengabarkan hal buruk tersebut. Sampaikan apa adanya, jangan diabaikan dan jangan pula terlihat nada penyesalan dalam penyampaian.

Hindari mengatakan “berita buruknya adalah…” itu hanya akan mengempiskan kabar baik yang kamu sampaikan sebelumnya.


3. Menjelaskan hasil positif

Kamu sudah menyampaikan kabar buruknya, yang paling penting adalah apa yang harus dilakukan untuk memperbaikinya. Hal buruk bisa menimpa siapa saja, terima itu dan belajarlah dari kesalahan. Ini biasa disebut analisis post-mortem

Dengan post-mortem singkatnya, kamu akan memberitahu orang-orang bagaimana suatu peristiwa negatif bisa bermanfaat di masa depan.


4. Hindari alasan 

Hal buruk terjadi dan kamu tidak boleh menghindar dengan mengemukakan banyak alasan untuk berkelit dari tanggung jawab. 

Tugasmu hanyalah menyampaikan kabar buruk dan mengolahnya sedemikian rupa hingga kamu Nampak berintegritas. Kamu tidak perlu menyampaikan alasan macam-macam yang tidak perlu.


5. Hindari saling menyalahkan

Jangan pernah melimpahkan suatu kabar buruk kepada seseorang, bahkan dirimu sendiri. Saling tuding tentang siapa yang bersalah tidak akan menyelesaikan masalah.
Hal buruk sedang terjadi dan kamu harus mengarahkan orang-orang untuk fokus pada solusinya.
Oleh: Satrio Rizki Dharma

Advertisement



    Komentar


About Us | Contact | Kebijakan Privasi
©2014 Nilni